التفويض بين التردد والتمادي
 |
| كيفية توزيع المهام على الموظفين |
من بين أهم التساؤلات التي يطرحها رواد الأعمال الناشئون، إشكالية التفويض.
فبين الخوف من توزيع المزيد من المهام إلى الموظفين ومن ثمّ خسارة جزء من الصلاحيات ما قد يؤتي بانعكاس سلبي على سير العمل.
وبين الاستسهال والاعتماد الكلي عليهم والحظي براحة أكبر وبراح يتيحُ أكبر قدر من الوقت.
هكذا يجد رواد الأعمال أنفسهم حائرين فيما عليهم فعله لإدارة مشروعهم في ظل الضغوط خاصة إذا تعلق الأمر بالشركات الناشئة ورواد الأعمال الذين لا يمتلكون الخبرة الكافية.
وللإجابة على هذا السؤال، يجب أولا فهم معنى
التفويض الإداري
أسسه وعوامله وكذلك جوانبه المختلفة ما بين السلب والإيجاب، لنحاول خلق أرضية واضحة يستطيع عبرها رواد الأعمال الانطلاق نحو تأسيس متين لأفكارهم دون الخوف من مغبة الوقوع في الخطأ.
في المقال:
1. تعريف التفويض الإداري.
2. الأسس التي يقوم على أساسها التفويض.
3. صفات يجب أن يتسم بها المكلف بالتفويض.
4. أهمية التفويض في إدارة المشاريع.
5. سلبيات التفويض.
تعريف التفويض الإداري
إن التفويض هو أن يكلف المدير – الأعلى سلطة – في الشركة أو المشروع، غيره من الموظفين بإحدى المهام، ويتيح له أن يحل محله ونعني هنا، اتخاذ القرار ومسؤولية جملة من الأمور، بصفة قانونية وواضحة وصريحة.
بطريقة أخرى نستطيع القول، أن التفويض هو إتاحة مزيد من المهام للموظفين وفريق العمل، وبالمقابل، تقليص المهام بالنسبة لصاحب المشروع أو مدير الأعمال، لكن هل قرار التفويض يأتي اعتباطيا حراً؟ أم ينبغي أن يكون قرارا مدروسا وفق معايير محددة؟.
أسس التفويض الإداري الفعّال
قبل أن تقرر توزيع صلاحيات المهام، وتفويض أعضاء من فريقك لمزيد من الصلاحيات.
ينبغي عليكَ أولا أن تقيّم الوضع على نحو واسع وعملي وأن تدرس وضعية مشروعك بدقة.
وعليه عليكَ أن تتساءل قبل كل شيء:
- ما الصلاحيات التي أملكها في الشركة؟
- هل بإمكاني الاستغناء عن بعض هذه الصلاحيات؟
- هل هناك في الشركة وفريق العمل من هم مؤهلون للتمتع ببعض هذه الصلاحيات؟
- هل حقا أضيع وقتي في أمور لا ينبغي علي فعلها؟
- هل الاستغناء عن هذه المهام قد يضر بالمشروع؟
فالتفويض ليسَ فقط تقليص لمهامك كإداري، ولا هو – كما يعتقد بعض رواد الأعمال – مجرد ترقية أمنح من خلالها مزيدا من الصلاحيات لباقي الموظفين.
ولا هو خطة عبثية، لأنه وفي حال قمتَ بالتفويض بطريقة عشوائية خاطئة، فإن هذا سينقلب سلبا على أداء الفريق بأسره، كما أن عملية التفويض – في واقع الأمر- تحتاج لدراسة معمقة كما ذكرنا آنفاً.
وعليهِ سنبرز فيما يأتي أهم المعايير والأسس التي على رائد الأعمال أن يتبعها في حال قرر أن يفوض أحدا من فريق العمل لديه ومنحه جزءاً من صلاحياته:
- تحديد واضح وصريح لكافة المهام المنوط بها، واختيار من بينها ما يمكن التنازل عن أدائها بشكل مباشر، رجوعاً لتحديد الأهم فالمهم وهكذا.
- دراسة الموضوع بجدّية، واختيار الشخص المناسب للمهمة المناسبة.
- تقديم الشخص المراد التفويض إليه،كافة المعلومات عن المهمة والصلاحيات التي ستنتقل إليه، ودراسة الأفكار معه على نحو احترافي وعملي.
- شجع المكلف بأداء المهام وتابع تطوره، وتجنب كثرة انتقاده في حال الخطأ الغير مقصود.
- تجنب تماما أخذ قرار يعارض قرار المكلف بالتفويض، لأن هذا من شأنه أن يهدم سير العمل.
- لا تغفل عن متابعة سيرورة العمل عن كثب،دون أن يشكل ذلك ضغطا على المفوض إليه.
صفات المكلف بالتفويض
حتما ان للتفويض الإداري جوانبه الإيجابية كما السلبية، لكن يبقى هذا التعميم نسبيا
رجوعا لشخصية رائد الأعمال، وطبيعة المشروع والمهام.
وهذا ما يحدده صاحب المشروع وفقاً للموارد البشرية والإمكانيات وكذا خطة العمل التي يسير عليها، ولا مانع من استشارة فريق من المتخصصين الإداريين والقانونيين وأصحاب الخبرة قبل اتخاذ القرار.
لكن قد نستطيع أن نجمل جملة من صفات المكلف بالتفويض الأكثر كفاءة على النحو الآتي:
- أن يبدي شغفه ورغبته في تحمل المسؤولية.
- أن يكون مهيئا لتحمل الضغط والمسؤولية وفق ما تتيح له الصلاحيات.
- أن يطلع المسؤول الأول بكافة التفاصيل، ويثبت أمانته وصرامته في التعامل مع المهام الموكلة إليه
- أن يكون قابلا للتطوير والابتكار ويحمل روحا إبداعية متجددة.
ما هي أهمية التفويض؟
حينما يكون قرار التفويض مدروساً بعناية ودقة، وناجما عن تخطيط صارم ورؤية شاملة وبعيدة المدى، يصبح عندئذ التفويض من بين العوامل التي تساهم في إنجاح المشروع واستمراريته وتوسعه، لكن كيف ذلك؟
في حقيقة الأمر، يحتاجُ رائد الأعمال أحياناً، أن يلقي ببعض من صلاحياته ومسؤولياته لمن هو مؤهل للقيام بها وذلك سيساعده عبر عدة جوانب نذكر منها:
- يتيح وقتا أكبر للمدير لإدارة أعماله والتركيز على أولويات مشروعه .
- يساعد المرؤوسين على التفاعل بصورة أكبر، كما يمنحهم الثقة ومزيدا من الشغف تجاه مهماتهم.
- ينمي مهارات المرؤوسين ويزيد من تطورهم.
- يمنح المدير القدرة على اتخاذ القرارات المناسبة رجوعا للمشاركة مع كافة المرؤوسين.
- يجدد من الرؤى والأفكار والآراء، عبر خلق مساحات للتعبير عن وجهات نظر مختلفة.
لكن قد يتساءل البعض عما إذا كان للتفويض سلبيات وعواقب قد تضر المشروع أكثر مما تنفعه، أم أنه عملية آمنة وسليمة دائماً؟
إذن ما سلبيات التفويض؟ ومتى يكون للتفويض جوانب معرقلة؟
هنا نعني بالأساس الطريقة الخطأ التي اتبعها المدير قراره بالتفويض وبعض السلوكات والتصرفات التي يساء عبرها استغلاله، وأبرزها:
- التغافل عن متابعة سير العمل تماماً، والاعتماد كليا على الشخص المفوض إليه.
- عدم فتح نقاش ومشاركة للآراء، تتضح من خلالها خطة العمل.
- تشتت القرار وفوضوية العمل.
- القيام بتفويض مبهم وعشوائي، لا يتم من خلاله عدم تبيان صلاحيات واضحة ومهام صريحة.
- التدخل بشكل مفرط في طريقة عمل الشخص المفوض إليه والتضييق عليهِ.
إذ أن كل ما سبق، من شأنه أن يؤثر بشكل سلبي على سير العمل، ويساهم في خلق جو مضغوط ومشحون، كما أن هذه السلوكات من شأنها أن تطفئ رغبة الشخص المسؤول وتكبل خياراته، ما ينعكس سلبا على طريقة عمله.
في الختام، نستطيع القول أن عملية التفويض جزء بالغ الأهمية من عملية ريادة الأعمال. وخطوة حاسمة تحتاجُ لرائد أعمال كفؤ وواثق وعارفٍ بما عليه فعله، وهذا كله سيساعد بشكل أو بآخر على بناء خطة عمل متوازنة وناجحة، والبلوغ بالمشروع المستوى المنشود.
لمزيد من المقالات والأفكار المتعلقة بريادة الأعمال، يسعدنا تفاعلكم بالتعليقات والمشاركة.
كما ننتظر منكم ما شئتم من أفكار أو تساؤلات من شأنها أن تفتح مزيداً من الآفاق لأصحاب الأفكار والمشاريع.
